 幹事さん必読マニュアル
＜目次＞
同窓会開催までの幹事業務一覧表
個人で行う場合 | |
同窓会ネット
に依頼 |
□会場選び
・会場の検索
・仮予約
・検討
・本予約 |
予算、立地、収容人数をポイントに会場を選びます。会場の種類、前金の有無を踏まえた上で、仮予約、下見を経て正式な予約（本予約）をする事をオススメします。 |
■同窓会ネットに
申し込み
・卒業名簿を送る
|
↓↓↓ | ↓↓↓ |
□会費設定
○会場費
○会場飲食費
○設備費
○事前準備費
○その他経費 |
同窓会の出席率は意外に低いものです。会費設定は慎重に行うようにしましょう。会場によって、会場費（前金）、予備費（キャンセル費等）が必要になります。他にも、名札作成費用、会場看板、恩師へのお土産、雑費、幹事会の費用、当日の司会・写真担当、記念写真の現像と送付費等、様々な所で経費がかかってきます。
赤字が出た場合、幹事様が被るケースが多いようです。会費設定は確実に先を見越して、慎重に！！ |
パス！ |
↓↓↓ | ↓↓↓ |
□名簿の作成
・アルバム等から
名簿の作成
・郵送
・転移先不明者
の情報収集 |
何百人もの情報をデータ入力するのは、かなりの労力を必要とします。しかし！！出欠管理や宛名印刷のことを考えると、なくてはならない作業です！
また、発送後予想以上に受取人不明で案内状が返ってきます。転移先不明者の検索は、専用ＨＰや掲示板を設けて、様々な人からの情報提供を呼びかける事が最も効果的です。
注意：個人情報の保護責任を忘れずに！！！ |
■完成原稿確認 |
↓↓↓ | ↓↓↓ |
□案内連絡
□出席の確認
・出席リスト作成
・専用ＨＰや
掲示板の設置 |
同級生からの出欠回答は出欠リストを作成し、管理します。未決者（出欠未表明者）は締切日を過ぎても多数発生するものです。
この場合、直接電話するのが効果的です。サブ幹事と分担し呼びかけていきましょう。 |
■完成原稿確認 |
↓↓↓ | ↓↓↓ |
□参加人数の最終報告
・人数の最終確認
・会場側への報告
|
|
↓↓↓ |
□当日の準備
・おつりの準備
・名簿作り
・進行の構成
と準備
・恩師への贈物
・看板等準備
・カメラ
|
当日、おつりと会費の管理には十分気を使いましょう。参加人数によっては、大変高額になります。
また、名札作りは大変な労力を要します。当日は予備の名札とペンを用意しておくのが望ましいです。
カメラ係りや、受付の係りの担当も交代制で考えておく事が必要になるでしょう。釣り看板の準備はホテルに委託すると、数万円で引き受けてもらえます。 |
当 日 |
|
当日 |
□会場との
打ち合わせ |
１時間３０分程前に幹事さんは、会場へ。
会場の担当者との打ち合わせや、名札、受付、進行等の準備を行います。 |
■打ち合わせ |
↓↓↓ |
↓↓↓ |
□受付
□宴会スタート |
開始時間３０分前から、受付を開始。
その後、精算までお金の管理には十分注意を払いましょう。必ず遅れてくる方がいるので、前もって交代制にしておき、受付に人を配置し対応できる状態にしておきましょう。
幹事挨拶、恩師挨拶をお願いし、乾杯で、ようやく同窓会はスタート！！
※当日も進行、受付、精算と幹事さんの仕事は多数あります。事前に考慮し、役割を配分しておくのがベストですね。幹事業務に捕らわれて、同窓会に参加できない状況だけは避けたいものです。 |
パス！！ |
↓↓↓ |
□精算
□２次会へ |
同窓会終了後、二次会がある場合は別会場へ移動となります。メイン幹事さんはこの間に精算をすませましょう。
二次会の有無、参加人数も事前に把握しておく必要がありますね。 |
終了後 |
|
終了後 |
□写真の発送
□会計の確認
|
当日の参加者に記念写真を現像し、発送します。
この時点で、会計の最終確認をし、幹事業務が終了します。
よくこの経費を計上するのを忘れている場合もあります。大変ですが頑張りましょ！ |
パス！！！ |
このページのトップへ
|
１．はじめに |
 |
「同窓会がしたいなぁ。。。でも幹事は困る」 |
「同窓会がしたいなぁ。。。でも幹事は困る」
みなさん、このように思われていませんか？
幹事役を好んで引き受けてくれる方のほうが少ないのでご安心を。
そんな皆様の為の「幹事さん必読マニュアル」です。
これから同窓会を開こうとお考えのみなさまのお役に立てれば幸いです。
「幹事さん、ありがとう！」
このページのトップへ
| ２．幹事心得 |
|
事項を頭においておきましょう！ |
経済的な負担
予算決め・管理をしっかりしてください。予算・会費の設定を間違うと、不足が出て会費とは別に当日徴収したり、幹事が被ることになります。できるだけ避けたいものです。
幹事経験者の多くが、赤字になり経済的負担を余儀なくされているようです。（弊社アンケートより）
精神的な負担
同窓会の準備期間は最低３ヶ月から１年と長期にわたる期間を要します。準備や意見調整、本業との兼ね合いなど忍耐力が必要となります。また、少々のトラブルも覚悟が必要です。必ずトラブルは発生するようです。同窓会の幹事さんは精神的にもタフでなければなりませんね。
多大な労力と時間をかけ、さらに精神的・経済的に負担しなければいけない幹事役はみなさん引き受けたがらないのも納得できます。
その幹事役をしているみなさんもがんばりましょう！
このページのトップへ
| ３．同窓会までの・・・ |
|
こんな光景よくありませんか？ |
「同窓会がしたいなぁ・・・でも幹事は困る。。。」
よくありませんか・・・
仲の良い友達同士で飲み会の最中、
「そういえば、あいつ 今何してるんやろなぁ。」
「同窓会、一回もしてへんし、そろそろやろうやっ！」
「ええなぁ〜！しようや！」
「せやけど、誰が幹事するねん？ お前しろや！時間あるやろぉ？」
「いや、無理無理。仕事もしてるし時間ないし無理やで」
・・・・・と、
同窓会の話題で盛り上がるのですが、誰も幹事を受ける人がいませんよね。
それで、年月だけが過ぎ・・・
こんな光景よくありませんか？ このページのトップへ
同窓会を開催したくても、自ら幹事役を引き受けてくれる人やしっかりとした同窓会開催のレクチャーをしてくれる人はなかなかいません。
そんなお困りの幹事さんを同窓会ネットが充実サポートいたします。
|
いざ、開催してみると待ち望んでいた人たちが多いことに気づきます。９０％以上のひとが
誰かが同窓会を企画してくれるのを待っています！（弊社アンケートより）
残り数パーセントの人達が幹事さんを引き受けてくれているのです。
この「幹事さん必読マニュアル」を読んでいるアナタには感謝感謝です。
このページのトップへ
○サブ幹事集め
同窓会をしたいと思っていても、一人で幹事をするのは「至難の業」です。気の合う仲間をメイン幹事（２・３名）に決め、全ての意思決定をしてください。そして、サブ幹事（協力者）を募ってください。
学年同窓会の場合、一度も同じクラスになったことがない同窓生もいます。発起人の中に知ってる方のお名前があるだけで安心して同窓会に参加できます。当時の人気者や生徒会長、マドンナのお名前を借りるだけでも効果テキメンです。
同窓生の協力は心強いものです。案内状を発送してからでも遅くはありません。一人でも多くのサブ幹事を集めるのも成功の秘訣ではないでしょうか。
○幹事会の開催
発起人（メイン幹事・サブ幹事）が決まったら幹事会を招集し同窓会の計画をたてましょう。詳細の決定はメイン幹事で意思決定するほうが、まとまりやすくスムーズに準備ができます。
「船頭さんが多いと・・・」です。
○打ち合わせ内容
| 会場・日時の決定： |
場所を決める際のポイント、予算・立地・収容人数の３つです。
宴会の形式も、会場によって違います。女性や高齢の先生方からはお座敷での同窓会は敬遠されがちですね。また、交通アクセスが良い会場が喜ばれます。
学年同窓会の場合は、ホテルを利用することをオススメいたします。
仮予約、下見をへて、正式な予約（本予約）をしましょう。本予約の場合、保証金が必要な会場もあります。
会場を決める際、日時の決定は大変重要になります。都市圏開催、地方開催など、そのケースに応じて考える必要があります。
また、開催時間帯も、遠方から参加される同窓生にとっても日帰りが可能な昼間開催が喜ばれる場合もありますね。
宴会時間は同窓会が間延びせず、皆さんに楽しんで頂ける理想の時間は2時間前後です。その後、2次会へ移動される事をオススメします。 |
| |
|
| 同窓会費の決定： |
会費＝会場費＋飲食費＋設備費＋事前準備費(※）
(※）事前準備費・・・宛名印刷費、案内状印刷費、郵送費、通信費、打ち合わせ費など
その他に・・・名札作成費、会場つり看板、恩師へのお土産、雑費、幹事会費、当日の司会者や写真担当、経費を考えるだけでも大変です。後日の写真現像や送付費はよく忘れがちです。
代行会社に依頼する幹事様が多いのも最近の傾向です。
（会場が決まらなければ会費を設定するのは無理です。無理のない設定がよいでしょう！） |
| |
|
○サブ幹事会議を開く
（実際に会う、電話、E-mail、ネットを活用する等方法は様々！）
名簿の準備： |
エクセル等にデータとして管理しておくことをオススメします。
労力と時間を費やしますが、宛名印刷や、名簿作り、出欠を管理するにはベストな方法です。 |
| |
|
| 当日の内容の決定と、準備： |
余興、イベントの有無、歓談のみの同窓会にするかや、受付開始の時間など、当日の内容や、事前準備の役割分担はもちろん、司会進行役、受付係り、撮影、乾杯などの担当を決めておくといいでしょう。特に、遅れてこられる方のために受付は交代で決めておく必要がありますね。 |
| |
|
| 二次会の有無： |
二次会の会費や、場所など、前もって決めておくことをオススメします。参加人数も、もちろん把握しておきましょう。 |
このページのトップへ
○協力者を集める。
一人でせずに、仲良しグループから少しずつ仲間を増やしてください。同窓生の協力は心強いものです。一人ですると、経済的負担や精神的負担が計り知れません。みなさん、懲り懲りされてます。
そこで・・・ まず、メイン幹事（２･３名）を決め、同窓会に関わる意思決定をしてください。
「船頭が多いと舟は前に進みません」そして、サブ幹事（クラスに１･２名）を決めます。当時の人気者やマドンナのお名前を借りるだけでも効果テキメンです。
○連絡方法
インターネット、パソコンをうまく活用させます。また、専用のＨＰを立ち上げておくことにより、事前に盛り上げておけたり、当日参加できない方とも交流をもて、大変喜ばれます。転移先不明者の情報収集や、サブ幹事同士の連絡など、電話に比べて時間を選ばないメールが役立ちます。
しかし、同窓会の案内は郵送が一般的で確実です。あとは返事次第ですね。出欠の管理が容易です。しかし・・・データの古さにより転居不明者の数が変化します。いかに転居先不明者の情報収集ができるかが重大ポイントです締切日が過ぎても出欠の未回答者が多いことに驚かされます。多い場合、直接電話などで呼びかけましょう！意外と、出席しようか迷っている人が多いものです。
同窓会の開催に利用した個人情報は、慎重に管理・運用してください。安易に利用したり他人に漏らすことのないようにしましょう。参加者などの名簿を作成し、当日の参加者に配ることは避けたほうが良いですね。漏洩した場合、あなた個人に責任を問われます。
このページのトップへ
幹事様の仕事って大変ですよね。
次回、開催の際は是非、同窓会ネットをご利用ください。
また、もっと詳しくしりたい方は、お問い合わせフォームより、資料請求にてお問い合わせ下さい。
より詳しいご案内をお送りいたします。
今後とも宜しくお願い致します。
最後まで読んでいただきありがとうございました
＜涙の授業＞
当日運営のお手伝いをした埼玉の高等学校でのお話です。
生徒の間でも明るいことで評判であった数学Ｏ先生（５８歳）
カメラのレンズを向ければ、「にっこり」と笑顔で楽しそうなご様子でした。
会の中程で、クラス写真の撮影を行い、この時も笑顔、笑顔です。
その後、各先生に挨拶をしていただくことになり、Ｏ先生の番になると、
ふっーと息をつき、途端、顔つきに変化が現れ、真剣な顔で話し始めました。
「あなた達が今の年齢の時、私は○○高校に赴任いたしました。
そして、あなた達に出会いました。赴任してきたばかりの私が大丈夫かな？
と思うほどにやんちゃな君達がいました。ですが、君達と同じ時間を共有し、
過ごしていく間に会話のキャッチボールもスムーズになり、
相談を持ち掛けてくれる生徒と前向きに解決していけたことが、
その後、私の教員人生のどれだけ大きな支えになったのかはかりしれません。
当初、学校に赴任をしてきたばかりの不安な私と同様にあなた達の人生にも
いろんな事があるとおもいますが、前向きに解決をしていけば、本日のこの私のように、最高の時
間を過ごすことができます。がんばりましょう。
私もまだまだ頑張ります。以上です。ありがとう。」
シーンと静まり返る会場に、元生徒の涙する音が聞こえます。
そして、同窓会が終了し、私が受付で皆様が会場から出てこられるのを待っておりました。
なかなか、会場外に出られません。見に行きますと、胴上げ！をされ、宙に浮く
Ｏ先生の姿が視野にはいりました。
「もうしばらくこのままで時間を過ごしていただこう」私はそっと会場を出ました。
このページのトップへ |
